Come si fa una fattura elettronica? Tutto quello che dovresti sapere

Come fare la fattura elettronica? Se lo chiedono i tanti professionisti che, da quest’anno, sono soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica. Non è una domanda che si possa ignorare, specie se si considerano le sanzioni riservate a chi non rispetta tale obbligo.

E’ quindi utile fornire una guida chiara per chi si appresta, per la prima volta in vita sua, a “fatturare elettronicamente”. Presenteremo i passaggi da seguire, i dati da inserire e forniremo qualche precisazione sui software da utilizzare. Infine, introdurremo Invoicex, che appare come il software più promettente in assoluto.

Il punto sulla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è una realtà da molti anni. A cambiare, di volta in volta, è stata la platea di professionisti e imprese interessati. Dal 1° gennaio 2024, però, l’obbligo è stato esteso a tutti, anche ai forfettari. Le uniche eccezioni riguardano i professionisti del settore sanitario, esonerati per una questione di privacy. Per loro, emettere fatture elettroniche significa comunicare all’Agenzia delle Entrate dati sensibili sui propri pazienti.

La fatturazione elettronica nasce come strumento di lotta all’evasione e all’elusione fiscale. Trasmettendo le fatture al Sistema di Interscambio, l’Agenzia delle Entrate raccoglie dati su chi fattura, per cosa e a quanto. Dunque, è in grado di rilevare le anomalie senza dover necessariamente effettuare controlli mirati e di carattere specifico.

Tuttavia, la fatturazione elettronica è anche uno strumento per professionisti e imprese per ridurre il carico burocratico. Non c’è che dire: compilare una “specie di modulo” online e fare qualche clic richiede meno tempo che elaborare un file in word, stamparlo in duplice copia, firmarlo e inviarlo ai clienti.

Certo, è necessario padroneggiare lo strumento. Per alcuni il cambio di paradigma e di abitudini è indolore. Per altri, meno alfabetizzati dal punto di vista digitale, può essere complicato. Tutti, ma proprio tutti, avvertono un filo di tensione quando emettono le loro prime fatture elettroniche. Alla luce di ciò, è bene fornire indicazioni pratiche e spiegare come fare una fattura elettronica.

Come fare una fattura elettronica

In realtà, elaborare e trasmettere le fatture elettroniche è semplicissimo. L’unico elemento di difficoltà, se così si può chiamare, riguarda le fatture verso l’estero.

Ad ogni modo, per fare una fattura elettronica dovrete munirvi dei seguenti dati, che poi sono quasi del tutto sovrapponibili a quelli delle fatture cartacee:

• Ragione sociale del cliente.
• Indirizzo del cliente.
• Partita IVA.
• Codice destinatario.
• Codice fiscale.

Ovviamente, è necessario inserire anche la propria ragione sociale, il proprio indirizzo, la propria Partita IVA etc. ma questo è scontato.

Una volta ottenuti questi dati, non rimane che cliccare su “Nuova Fattura” (la dicitura può cambiare da un software all’altro) e semplicemente compilare i campi richiesti. Nella maggior parte dei casi, è possibile modificare il layout della fattura, ovvero il carattere, il font, la forma e la disposizione delle tabelle etc. Spesso è possibile anche inserire dei loghi. 

Ovviamente, dovrete compilare anche i campi relativi alla prestazione. Se intendete pagare in prima persona la marca da bollo, dovreste anche spuntare la relativa voce.

Una volta elaborata la fattura, non rimane che cliccare su “finalizza” e infine su “firma e invia”.

Tutto qui. Semplice, vero? Sappiate che c’è la possibilità di semplificare ulteriormente le cose. Molti software, infatti, consentono di salvare in memoria i clienti. Una possibilità non da poco per chi lavora sempre per le stesse persone. Una volta salvati i clienti (e le relative informazioni), sarà sufficiente richiamare nel campo “ragione sociale” il cliente medesimo, ed ecco che tutti i campi ad esso relativi verranno compilati in automatico.

L’importanza di scegliere un software adeguato

Come si evince dal breve tutorial che abbiamo elaborato, esistono alcune differenze tra un software e l’altro. Nella maggior parte dei casi, questi puntano a velocizzare l’elaborazione delle fatture. Ma c’è dell’altro. Alcuni offrono funzionalità gestionali, ponendosi come un hub contabile-burocratico-amministrativo. Inoltre, alcuni esercitano una funzione di controllo: se c’è qualcosa che non va, se si preannuncia un vizio di forma, emettono una notifica. Una funzione non da poco, e che salva da ingenti sanzioni.

Tra i software che meglio incarnano questo identikit spicca Invoicex. E’ più di un software per la fatturazione elettronica, è una vera e propria risorsa per la gestione contabile della propria attività. In più costa poco, e anzi propone una versione gratuita. Questa, pur non essendo (giustamente) dotata degli strumenti delle versioni più avanzate, rappresenta già una risorsa più che sufficiente per fatturare elettronicamente, con comodità e in sicurezza.